Projekttitel:
Einführung eAkte aus Sicht einer eAkte-Trainerin

Organisation:
Jobcenter Wetterau

Projektleitung:
Frau Elisa Hof


Ausgangssituation:
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat die grundlegende Entscheidung getroffen, die E-Akte SGB II als ein zentral verwaltetes IT-Verfahren nach § 50 Abs. 3 SGB II in allen gemeinsamen Einrichtungen einzuführen. Damit ebnete das BMAS den Weg für die Bundeagentur für Arbeit, die bereits im September 2011 zunächst im Bereich SGB III und in den Familienkassen mit der Operation „Einführung einer E-Akte“ das weltweit größte Digitalisierungsprojekt überhaupt gestartet hat. Diesen Entschluss fasste die Bundesagentur für Arbeit unter anderem vor dem Hintergrund, dass täglich 3,5 Milliarden Dokumente im Bereich des SGB III und der Familienkasse sowie 1,4 -1,8 Millionen Seiten Papier im Bereich des SGB II entstehen. Insgesamt werden in den gemeinsamen Einrichtungen derzeit rund 3 Milliarden Blatt Papier in laufenden und ruhenden Akten gelagert, wobei alleine eine ALG II-Akte durchschnittlich aus ca. 650 Seiten besteht. Diese Lagerung kostet Platz, Zeit und Geld. So schätzt man bis 2020 eine Steigerung an Mietkosten zur Lagerung von ca. 102 Millionen Euro.

Ziel ist es nun das „Wie“ und „Wann“ zu gestalten und die E-Akte im Jobcenter Wetterau einzuführen. Geplant ist für die Einführung ein Kompetenzteam zusammenzustellen das aus den Bereichs- und Teamleitungen besteht und zusätzlich dazu für jeden Bereich Projektgruppen zu bilden die aus Teamleitungen und Fachkräften bestehen.

Projektziele:
Ein Ziel des Projekts war die Festlegung der künftigen Postwege in elektronischer Form um die entsprechenden Prozessabläufe zu definieren. Das Ziel war hier zunächst einmal die Gestaltung der Prozesse einer Abteilung im Ist-Zustand bis Ende Juli 2016 um im weiteren Schritt die Sollkonzeptionen festzulegen. Erfahrungen zur Konzeption, Umsetzung und Trainertätigkeit wurden im Rahmen des Praxisprojekts gesammelt.

Die Ergebnisse dieses Projekts werden an einem Messestand vorgestellt.

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